Questões de Secretariado

Cada tipo de comunicação possui características específicas e outras comuns a quase todas as suas modalidades.
A parte componente de uma comunicação interna que marca o final do texto e saúda o destinatário é chamada

a) fecho
b) assunto
c) vocativo
d) signatário
e) preâmbulo

A resposta correta é:

A comunicação oficial é aquela que se estabelece oficialmente entre expedidor e receptor. Quanto ao seu trânsito, a comunicação oficial pode ser dos tipos interna e externa.
Por seu caráter impessoal e sua finalidade, a comunicação expedida requer o uso do padrão culto da língua, o que significa

a) observar as regras da gramática formal.
b) utilizar, obrigatoriamente, os modismos vocabulares.
c) transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras.
d) evidenciar as diferenças lexicais, morfológicas ou sintáticas regionais.
e) garantir a correta diagramação e o uso de papel padrão na impressão.

A resposta correta é:

Embora se possa realizar de várias maneiras, a distribuição da correspondência sempre se dará de forma que possa ser controlada.
Para chegar a esse resultado, deve-se utilizar aquele que é chamado de livro de

a) avisos
b) análises
c) atas
d) protocolo
e) ofícios

A resposta correta é:

Escrita e comunicação são utilizadas para a conexão entre pessoa emissora e receptora, de modo a informar sobre determinado assunto. A redação técnica materializa essa conexão e é utilizada em documentos oficiais e empresariais.
O instrumento pelo qual uma pessoa se dirige a uma autoridade pública para solicitar o reconhecimento de um direito é chamado de

a) ofício
b) requerimento
c) parecer
d) procuração
e) portaria

A resposta correta é:

"A redação oficial, pelo fato de preocupar-se, acima de tudo, com a ________________, a ___________________ e a ______________________ das comunicações, pode ser considerada, em sentido amplo, como redação técnica."
Assinale a alternativa que preenche correta e respectivamente as lacunas acima.

a) sinceridade - saliência - eficácia
b) eficácia - serenidade - exatidão
c) energia - serenidade - eficácia
d) objetividade - eficácia - exatidão
e) plenitude - eficácia - exatidão

A resposta correta é:

Relatórios administrativos são comunicações produzidas pelos membros de uma organização, desde que requeridos ou utilizados pelos administradores. Eles podem ser, dentre outros, uma simples carta ou, ainda uma conferência, um quadro, um gráfico, uma tabela. Se o relato do fato ocorrer em conversa, o relatório administrativo será oral. Sendo assim, para maior eficácia de um relatório, ele deve ser elaborado a partir de técnicas como:

a) Esfriar a mensagem, em vez de mil palavras, usar duzentas, em vez de vinte páginas, usar gráficos, tabelas e outras ilustrações que causam maior impacto que as palavras. Considerar todas as informações, não deixando nenhum dado relevante ou irrelevante de fora do relatório.
b) Deve considerar o assunto, o enfoque, as circunstâncias, o receptor e reunir todas as informações antes de começar a redigi-lo. Considerar todas as informações, não deixando nenhum dado relevante ou irrelevante de fora do relatório.
c) Somente considerar informações úteis para a tomada de decisão do administrador, devendo poupá-lo de informações de que ele não precisa. Esfriar a mensagem, em vez de mil palavras, usar duzentas, em vez de vinte páginas, usar gráficos, tabelas e outras ilustrações que causam maior impacto que as palavras.
d) Além de habilidade para se comunicar, deve ter capacidade para analisar as situações e inferir delas as reais necessidades dos administradores. Não deve considerar tanto o assunto, o enfoque e as circunstâncias, e sim reunir todas as informações possíveis.
e) Esfriar a mensagem, em vez de mil palavras, usar duzentas, em vez de vinte páginas, usar gráficos, tabelas e outras ilustrações que causam maior impacto que as palavras. Não deve considerar tanto o assunto, o enfoque e as circunstâncias, e sim reunir todas as informações possíveis.

A resposta correta é:

Assinale a alternativa correta em relação ao memorando.

a) Memorando é um arquivo onde se guarda toda a memória dos diretores e chefes de serviços.
b) Memorando é o local onde se guardam todas as informações de um determinado setor.
c) Memorando é um papel onde se descrevem as funções de cada cargo dentro de um determinado setor.
d) Memorando é uma correspondência interna entre diretores e chefes de serviços.
e) Memorando é um papel onde se descrevem as funções e os salários de cada cargo dentro de um determinado setor.

A resposta correta é:

Emprega-se "Vossa Excelência" na correspondência dirigida aos seguintes destinatários:

a) Vice-Presidente da República e consultor de empresas.
b) Presidentes das Câmaras Municipais e Chefes de gabinete de vereadores.
c) Procurador-Geral da República e Diretores de departamentos municipais.
d) Presidentes de associações de bairros e Vereadores.
e) Ministros de Estado e Secretários de Estado dos Governos Estaduais.

A resposta correta é:

Segundo o Manual da Secretária, de João Bosco Medeiros, são condições para a eficácia na comunicação:

I. O emissor não pode dizer algo muito diferente daquilo que o receptor espera dele.
II. Utilizar o meio mais rápido para se comunicar com o receptor é a maneira mais eficaz, independentemente se apropriado ou não.
III. A mensagem é determinada pelas experiências passadas entre emissor e receptor. As pessoas nem sempre estão dispostas a repetir experiências malogradas.
IV. A comunicação é influenciada, sobretudo, pela oportunidade, pelo momento (quando) em que dizemos algo.
V. Saber falar e ouvir.

Quais estão corretas?

a) Apenas I, II e III.
b) Apenas I, III e IV.
c) Apenas I, III e V.
d) Apenas II, III e IV.
e) Apenas III, IV e V.

A resposta correta é:

Geralmente, as empresas têm expectativas em relação às atribuições pertinentes à função desempenhada pelas secretárias. Nesse sentido, assinale a alternativa que apresenta corretamente tais características.

a) Ter consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para bem desempenhar tarefas, ser digna de confiança, saber delegar tarefas quando necessário e resolver conflitos entre colegas de trabalho, bem como ter capacidade de trabalhar em grupo.
b) Ser dedicada ao trabalho de seu superior mais do que ao seu próprio trabalho, conflitar-se se necessário com seus colegas, porém sempre resolvendo tal situação, e ser digna de confiança de seu superior.
c) Saber delegar tarefas para se preocupar somente com o seu superior, organizar a vida profissional de todos que trabalham no mesmo ambiente de trabalho, ter consciência de seus deveres e dedicarse ao seu trabalho.
d) Ter equilíbrio emocional, ser digna de confiança, saber lutar por seu espaço no ambiente de trabalho, não resolver conflitos internos, atendo-se ao seu trabalho, ser capaz de trabalhar em dupla, tendo em vista a proximidade com seu superior.
e) Ter consciência de seus deveres e equilíbrio físico para bem desempenharem suas tarefas, saber delegar tarefas sempre, atendo-se à organização dos afazeres de seu superior.

A resposta correta é: